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Softwares de gestão são aliados para melhorar a produtividade em época de crise

  • Criado: Quarta, 30 de Março de 2016, 09h41
  • Publicado: Quarta, 30 de Março de 2016, 09h41
  • Última atualização em Quarta, 30 de Março de 2016, 09h44

Por Luiza Rocha

 

Com uma oferta cada vez maior de tecnologias no mercado, plataformas e módulos fornecem dados e informações essenciais para o crescimento e para a tomada de decisões no negócio; especialista da Mastermaq Software aponta os benefícios de se investir nesses softwares e como escolher a solução que mais adequá à realidade das empresas

A Tecnologia da Informação (TI) é parte fundamental para garantir o crescimento das empresas, pois permite a correta tomada de decisões que podem ser determinantes, muitas vezes, para a sobrevivência do negócio. Diversas empresas hoje, no Brasil, acabam fechando as portas ou ingressando com pedido de recuperação judicial devido à gestão ineficiente, agravada pela falta de dados consolidados sobre a real situação do negócio, principalmente em relação ao fluxo de caixa, processo que pode ser facilitado pelo uso de softwares de gestão ou de mecanismos de apuração e controle. Os reflexos disso se mostram nos dados do IBGE, que revelam que 50% das empresas “morrem” antes de completarem quatro anos de atividades, índice impulsionado pela baixa produtividade e pela concorrência acirrada do mercado. Além disso, passamos por um contexto de retração econômica e de números negativos em diversos setores, o que reforça a importância das soluções tecnológicas desenvolvidas com foco em gestão. Segundo o diretor comercial da Mastermaq Software, Renato Tostes, nesse cenário de perspectivas negativas, os softwares são grandes aliados para melhorar o desempenho das empresas e garantir o aumento da produtividade, principalmente em momentos de crise, mas é preciso saber quais soluções se adaptam à realidade de cada companhia. "Escolher uma solução que possibilite realizar um maior controle financeiro empresarial é essencial para entender as finanças de forma detalhada, o que inclui todas as entradas e saídas, receitas, despesas e outros fatores que influenciam no fluxo de caixa, e acompanhamento de todas as exigências legais de tributos e mudanças na lei", explica. Porém, antes de optar por uma entre tantas soluções disponíveis no mercado, é necessário que o empreendedor leve em consideração elementos como o porte da empresa e os tipos de informação às quais deseja ter acesso.

Com diferentes tipos de módulos presentes no mercado, incluindo as versões web, o empresário de qualquer segmento pode escolher contratar um pacote completo e mais robusto, que contempla todas as operações internas, ou apenas os módulos que serão de fato utilizados nas rotinas da empresa. Tostes pontua que o ganho em performance é um dos principais benefícios proporcionados pelo uso de softwares de gestão e afirma que as soluções e módulos do tipo ERP (sigla em inglês para Planejamento de Recursos Empresariais) trazem inúmeras vantagens. “O porte da empresa, o segmento em que atua, o número de funcionários e outros fatores irão determinar quais softwares serão necessários para auxiliar na gestão. Nesse âmbito, o empreendedor tem à disposição módulos para contabilidade e finanças, que irão poupar muitas horas de trabalho e assegurar, por exemplo, a assertividade dos dados gerados na folha de pagamento, além de soluções para controle de estoque, compra e vendas; de gestão de pessoas, de apoio à decisão, de gestão eletrônica de documentos, de controle orçamentário e de metas, entre outras opções”, lista o diretor da Mastermaq.

Segundo Tostes, os sistemas mais avançados do mercado já são desenvolvidos com forte aderência à legislação, especialmente na era do SPED, o que, além de possibilitar ganhos de performance com a integração de processos, permite reduzir custos e tempo por meio da otimização e automatização de processos, fornecendo uma visão ampla do negócio para a tomada de decisões gerenciais, e garantindo a segurança das informações com bancos de dados confiáveis", explica.

O diretor da Mastermaq pontua algumas funcionalidades proporcionadas por plataformas e módulos de ERP. “As soluções podem ajudar a planejar a quantidade de matéria-prima que será utilizada na fabricação em um determinado período, além de permitir o acompanhamento do lucro da empresa, do percentual da folha de pagamento, bem como calcular o faturamento e custos fixos e sazonais, por exemplo”, afirma. O porte do negócio, no entanto, é a principal característica a ser observada no momento da escolha dos softwares de gestão, tarefa difícil e que requer tempo. "Uma pequena transportadora pode investir na compra de um programa de controle de estoque, que irá registrar as saídas e entradas de produtos. Por outro lado, para alguém que trabalha em casa com a família, por exemplo, não haverá a necessidade de adquirir uma solução de gerenciamento de cartões de vale-transporte para funcionários. As possibilidades são infinitas e todas elas ajudam, de diferentes formas, a alavancar o negócio", ilustra Tostes.

Além do ERP, os softwares do tipo CRM (sigla em inglês para Gestão de Relacionamento com o Cliente) são sistemas voltados para a gestão de relacionamento com o público, possibilitando às empresas acompanharem todas as interações com clientes atuais e futuros. “Essas ferramentas possuem um papel importante na gestão das diferentes etapas do ciclo de vendas, uma vez que gerencia todos os contatos (consumidores, parceiros e fornecedores), identifica e define os melhores perfis de consumidores, comunica aos clientes, antecipa a evolução do mercado, além de organizar a assistência técnica personalizada. Todas essas funcionalidades, muito úteis para o setor de marketing das empresas, são inviabilizadas com o uso apenas de uma planilha de excel”, diz Tostes.

Acesso facilitado

Em relação à geração e armazenamento de informações, a segurança dos dados gerados pelos softwares é assegurada pela tecnologia de nuvem, que tem ganhado cada vez mais espaços entre as principais desenvolvedoras de sistemas do mercado. Os benefícios desse uso, de acordo com o diretor da Mastermaq, fazem a diferença nas operações diárias dentro da empresa. "O armazenamento em nuvem permite reduzir custos, já que você só paga pelo que usa, e confere flexibilidade e escalabilidade, caso você decida aumentar ou diminuir a infraestrutura de tectonologia do negócio. O acesso também é igualitário, pois todas as corporações, independente do porte, têm à disposição a mesma tecnologia de ponta", enumera Tostes. A praticidade em acessar os dados é outro fator que faz da tecnologia em nuvem um investimento atraente. "Você pode obter as informações de qualquer lugar do planeta, por meio de dispositivos móveis e em tempo real, bem como fazer o backup e compartilhar qualquer tipo de documento ou arquivo", ressalta.

A tecnologia em nuvem também permite que os usuários, em vez da instalarem uma suíte de aplicativos e módulos e computadores e dispositivos, apenas façam logins em programas e serviços hospedados na web, tornando a geração de informações mais prática e rápida. Com essas funcionalidades e informações sempre à disposição, o empreendedor poderá calcular sempre que necessário o seu capital de giro, o tempo de payback do negócio – retorno sobre o investimento –, margens de erro, além de fortalecer a relação com seus clientes. “Todas essas necessidades irão balizar a escolha do software para auxiliar na gestão dentro de uma companhia. Em um mercado cada vez mais competitivo, isso é de extrema importância para a sobrevivência da empresa”, comenta o diretor da Mastermaq.

Atendimento à distância

Outro fator que reforça os benefícios dos sistemas de gestão são os serviços que vêm junto com a contratação de pacotes ou apenas de módulos. “Quem investe em sistemas de gestão têm à disposição o suporte técnico remoto feito por meio da internet. Dessa forma, a empresa não precisa criar um departamento ou contratar um profissional de tecnologia da informação para atuar nessas situações”, finaliza Tostes.

Fonte: segs

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